Las Islas de Información
Es frecuente que en la empresa se requieran informes creados a partir de datos de un ERP y manipulados por medio de hojas de cálculo para llegar a una representación visual (tabla, gráfico de barras, etc.) de indicadores de gestión de un negocio o actividad. El realizar estas tareas trae consigo un gran problema conocido como las Islas de Información.

Las islas de información aparecen cuando por medio de hojas de cálculo se “juega con los números”, es decir se modifican, acomodan o se asumen valores desconocidos para llegar a conclusiones que luego serán la base para las decisiones estratégicas de la empresa.

Este resultado se almacena en el disco duro de un ordenador y se convierte en una pieza importante de los datos de la empresa, expuesto a posteriores manipulaciones y aislado del almacén central de datos.

De esta manera cada departamento construye sus islas de información desconocidas para los otros departamentos de la empresa, lo que finalmente produce:

• Información dispersa y poco fiable.
• Contradicciones en las acciones de la empresa.
• Informes inconsistentes e inservibles como base de decisiones de negocio.

Don’t Be Water, My Friend!!!!
Hay que ver a las bases de datos como grandes rocas, su mayor virtud está en su solidez y su mayor debilidad es su falta de flexibilidad.

Las hojas de cálculo son como agua que fluye sobre y alrededor de las rocas, su gran virtud es su flexibilidad y su máximo defecto es su falta de solidez.

Cuando un usuario desea cambiar algo, le es más fácil actuar como agua usando la hoja de cálculo en vez de tratar de cambiar la naturaleza de la roca. Pero si al usuario se le proveen los medios para que la roca se adapte a su recorrido seguramente que no perderá tiempo creando complejas fórmulas en hojas de cálculo.

¿Cómo solucionar estos problemas?
1. BI como unificador de la Información. Usando Inteligencia de Negocios es posible minimizar las islas de información consolidando los datos imprescindibles en una interfaz Web de fácil consulta. Esto además simplifica el acceso a la misma ya que cuando los informes, las estadísticas y las tablas se publican en Intranet se derriban barreras informáticas y funcionales.

2. ¿Hay que medir por volumen de ventas? ¿o por beneficios…? ¿Brutos? ¿Netos? ¿mensual? ¿trimestral? Es necesario contar con el conocimiento y la experiencia de los usuarios de todos los niveles haciendo que se impliquen, determinando cuales son las variables alrededor de las que se construyen los informes y las tablas de datos, de forma que la información publicada sea útil para todos. Si se acierta en la elección de las variables de medición y su periodicidad, la información será de utilidad para los departamentos que la consultan y no será necesario hacer operaciones adicionales en hojas de cálculo.

3. Gráficos y Colores. Si la información se publica en Web, es una buena oportunidad para hacerla mas atractiva. No es igual revisar tablas grises llenas de cifras que consultar indicadores gráficos. Por medio de la Inteligencia De Negocios es posible ofrecer los mismos datos usando cuadros de mando, de forma que con una simple ojeada se conozca una gran cantidad de información.

4. Crecimiento con el cliente. Evolucionar al ritmo que lo haga la empresa y los usuarios. Si la actividad del negocio hace que se necesiten nuevas variables de medida, nuevos informes, nuevas funcionalidades, es fácil implementarlas por medio de la herramienta de Inteligencia de Negocios, evitando que se convierta en una estructura cerrada que en poco tiempo aquellos que estaban entusiasmados con ella la abandonen.